Relatório de Auditoria

Relatório de Auditoria

O relatório de auditoria pode ser conceituado como a exposição fundamentada de comentários de forma conclusiva, no qual são descritos os fatos de maior importância – denominados constatações, achados, observações, revelações ou pontos de auditoria – constatados durante o curso normal dos trabalhos e sugeridas as soluções. Tais sugestões deverão ser construtivas, visando o aprimoramento dos controles internos, redução dos custos e desperdícios, aumento da economia, da eficiência e da eficácia na utilização dos recursos, melhoramento das práticas contáveis e administrativas e até mesmo uma forma mais adequada de gerir a entidade auditada.

O relatório de auditoria possui uma importância significativa para os responsáveis pela entidade auditada, assim como para o pessoal cujas actividades das áreas envolvidas são nele abordadas e discutidas, visto que podem utilizá-lo como base para tomada de decisões.

Esse relatório ajuda os leitores e interessados a avaliar as operações ocorridas no período examinado.

Como o relatório apresenta o resultado do trabalho de auditoria, se as observações e recomendações não forem apresentadas de forma clara e precisa, o trabalho não terá muita utilidade. O relatório se constitui também o principal instrumento para a avaliação do trabalho realizado. O profissional pode ser de fato um bom auditor, trabalhar com bastante afinco, elaborar bons papéis de trabalho, mas ele certamente será avaliado pela qualidade do relatório que emitir.

Técnicas de Elaboração de Relatórios

Para ter facilidade no momento da confecção do relatório de auditoria, e garantir sua qualidade, o auditor deve, basicamente, obedecer às normas e utilizar de forma rigorosa as técnicas de auditoria. Principalmente no que se refere à elaboração de programas e à adequada aplicação dos procedimentos e, consequentemente, à preparação de papéis de trabalho criteriosos, de acordo com as padronizações estabelecidas e que demonstrem a correcta obtenção de evidências ou provas.

O relatório de auditoria deve ser elaborado de forma a facilitar a sua leitura e compreensão. Quando da sua confecção, alguns requisitos técnicos devem ser observados.

A capa do relatório deve ter um “leiaute” discreto, indicando de forma clara e objectiva a natureza do trabalho realizado, assim como o nome da entidade auditada e, de forma discreta, o nome do órgão que realiza a auditoria, além do período examinado. O objectivo da auditoria também deve ser especificado.

O conteúdo do relatório deve ser dividido nas seguintes partes:

a) Índice: tem como objectivo facilitar a identificação dos pontos abordados e deverá incluir o título do item ou ponto e a página na qual ele está contido.

b) Sumário Executivo: breve descrição dos principais pontos contidos no relatório, de modo a despertar a atenção do leitor.

c) Informações: deve conter os seguintes dados: a) Nome da entidade; b) vinculação; c) exercício ou período auditado; d) número do processo sob exame; e) nome e endereço do gestor; f) objectivo da entidade e g) outros
dados julgados necessários pelo auditor nas circunstâncias.

d) Introdução e Objectivo do Trabalho: deverá abordar os aspectos introdutórios como: número do expediente que autoriza a auditoria, normas aplicadas e, principalmente, o objectivo do exame.

e) Alcance, Fontes de Critério e Procedimentos: o alcance corresponde à amplitude ou escopo do exame, ou seja, o seu grau de abrangência, apresentando inclusive os empecilhos, ou seja, factores que limitaram o trabalho da auditoria, a exemplo da não apresentação de informações; atraso nos registos; ausência ou deficiências significativas de controle; entre outros.

As fontes de critério correspondem a leis, actos, decretos, regulamentos, princípios e normas da administração pública, princípios fundamentais de contabilidade, boas práticas administrativas, entre outros, que forneceram os parâmetros que serviram de base para os exames. Os principais procedimentos que normalmente são utilizados podem ser assim resumidos: confirmação com terceiros (circulação), inspecções físicas, exame documental, conferência de cálculos, observação, entrevistas, entre outros. Nesse item, devem ser descritas todas as áreas que foram objecto de exame por parte do auditor.

f) Resultado da Auditoria: esse tópico é destinado a abordar os pontos significativos negativos ou não, que foram detectados quando da execução e que são chamados de constatações, achados ou observações de auditoria, devendo ser ordenados preferencialmente por grau decrescente de importância do assunto abordado. Na sua elaboração, o auditor deve estar seguro de que obteve todas as evidências necessárias para apoiar os achados de auditoria. Deve também considerar a opinião do auditado. O ponto deve ser redigido de forma clara e objectiva e ter um encaminhamento lógico. Com a finalidade de facilitar o entendimento do assunto relatado, o auditor deve atentar para o aspecto estrutural na elaboração do relatório. Cada ponto deve conter, em tese, três parágrafos, como segue: a) procedimento em vigor ou situação constatada; b) influências ou consequências e c) sugestões, se aplicáveis. Ao redigir cada ponto, o auditor deve sempre procurar utilizar períodos curtos e directos, pois é mais fácil alcançar o entendimento do leitor, usando esse tipo de tese.

g) Conclusão: corresponde ao desfecho do trabalho, quando o auditor emitirá, de forma resumida, seus comentários finais sobre os aspectos operacionais.

Requisitos para a elaboração de Relatórios

Os principais requisitos para a apresentação de um relatório de qualidade são:

a) Importância do Conteúdo: o relatório de auditoria só deve conter os fatos julgados importantes pelo auditor, de modo que possam merecer atenção dos seus destinatários. Nessa análise de importância, o auditor deve considerar a relevância da informação para o interessado; o volume de gasto envolvido; a repercussão externa; a contribuição para melhoria da economia, eficiência e eficácia; a frequência das ocorrências e a prática recorrente já identificada em outras auditorias.

b) Utilidade e Oportunidade: a efectividade do relatório de auditoria somente será alcançada, se ele for útil para o interessado no que se refere à aplicabilidade das recomendações propostas e se for apresentado de maneira  tempestiva, possibilitando a adopção de medidas correctivas por parte da gerência. Um relatório de auditoria cuidadosamente preparado pode conter informações de grande valia. Contudo, não será efectivo, se não for apresentado oportunamente. O relatório deve ser apresentado nas datas programadas ou determinadas, de modo a tornar as informações disponíveis para uso e para que ele tenha eficácia. Os achados de auditoria que envolverem aspectos relacionados a gastos desnecessários ou indevidos, desperdícios de recurso, práticas ineficientes, ineficazes, antieconómicas, transacções ilegais deverão ser comunicados imediatamente, até mesmo antes da conclusão do relatório final. É o que se denomina de relatório parcial, de modo a possibilitar a adopção de medidas correctivas oportunamente.

c) Cuidado e Adequação das Provas: na confecção do relatório, o auditor deve ser imparcial, profissional, justo e seguro, transmitindo, assim, confiabilidade na matéria apresentada. Para tal, faz-se necessário que os achados estejam claramente identificados e comprovados com evidência objectiva suficiente. O auditor não deve olvidar que erros podem gerar dúvidas sobre a adequação das informações apresentadas em todo o relatório. Todos os achados, conclusões e recomendações apresentados pelo auditor no relatório de auditoria devem estar adequadamente suportados por evidências objectivas constantes nos papéis de trabalho, de modo a garantir a exactidão e razoabilidade das informações. Para isso, faz-se necessária a referenciação de todas as informações contidas no relatório com os respectivos papéis de trabalho.

d) Convencimento: cada achado deve ter em si a capacidade de persuadir o leitor de sua importância. Portanto, devem ser elaborados de modo convincente. Devem ser evitadas expressões do tipo “parece” e “os testes levam a crer”, pois elas demonstram que o auditor não conseguiu obter a devida evidência para sustentar a sua opinião. Os achados de auditoria devem ser apresentados de maneira convincente e o auditor precisa estar seguro do que é informado, pois a responsabilidade da prova está no auditor e não na entidade auditada.

e) Objectividade: cada achado de auditoria tem de ser redigido com informações suficientes, devendo o auditor resguardar-se contra a tendência de exageros ou ênfases desnecessárias, evitando assim interpretações distorcidas por parte do leitor, ou induzi-lo a conclusões não adequadas. A linguagem directa e objectiva, sempre que possível, deve ser usada. O relatório de auditoria deve apresentar os achados de maneira clara e objectiva, permitindo ao interessado uma visão adequada do fato ocorrido.

f) Conteúdo: o relatório de auditoria deve possuir um conteúdo adequado, incluindo: declaração da natureza do exame; relação dos achados com o tamanho e natureza das actividades ou entidades auditadas; descrição correcta dos achados e ênfase dos aspectos deficientes e satisfatórios.

g) Clareza e Simplicidade: partindo-se do pressuposto de que nem todos os leitores possuem conhecimentos técnicos detalhados sobre os assuntos abordados no relatório, o auditor precisa ser claro e simples na apresentação de suas conclusões. As abreviaturas e termos técnicos desconhecidos ou pouco usados devem ser definidos e explicados. Deve-se evitar linguagem rebuscada, expressões “floreadas” e “chavões”. Quanto mais claro e simples for o relatório, maior será a probabilidade da sua efectividade. Sempre que possível, devem-se adoptar os efeitos visuais.

h) Inteireza e Concisão: cada ponto redigido deve ser completo por si só, porém conciso, ou seja, excessos de detalhes desnecessários que possam desviar a atenção do leitor do assunto principal devem ser evitados.

i) Tom Construtivo: o auditor deve ter em mente que seu objectivo é obter reacções favoráveis aos achados e recomendações. Logo, o auditor tem de enfatizar os aspectos positivos.

j) Empatia: o auditor precisa se colocar na posição do auditado, reflectindo sobre o quê e como deverá ser relatado.

k) Efeitos Visuais: a utilização de gráficos, mapas e fotografias é recomendada, pois facilita o processo de compreensão por parte do leitor. Contudo, exageros devem ser evitados.

l) Apresentação: as regras gramaticais e as técnicas de redacção devem ser observadas com rigor.

Regras Gerais para a Elaboração de Relatórios

Quando da elaboração de um relatório de auditoria, o auditor deve ter em mente que ele deve ser bem redigido, completo por si só, claro e de fácil entendimento. Assim, necessária se faz a observância de algumas regras fundamentais, a saber:

  • Redacção na linguagem corrente, sem erros gramaticais;
  • Evitar uso de terminologia especializada. Se necessário uso, ela deve ser adequadamente explicada;
  • Não redigir em Caixa Alta;
  • Não misturar minúsculas com MAIÚSCULAS;
  • Respeitar o emprego de maiúsculas;
  • Padronizar letra. Nem muito grande, nem muito pequena;
  • Redigir o ponto em três partes básicas: introdução, desenvolvimento e conclusão;
  • Utilizar língua culta;
  • Utilizar a boa expressão: clareza, concisão, correcção e elegância;
  • Utilizar frases curtas;
  • Utilizar linguagem directa;
  • Evitar gírias, chavões e lugares-comuns;
  • Evitar a linguagem coloquial;
  • Evitar termos rebuscados ou difíceis;
  • Evitar linguagem metafórica;
  • Evitar períodos longos;
  • Não fugir da constatação;
  • Evitar ideias primárias ou infantis;
  • Não dizer o óbvio;
  • Seleccionar os achados por hierarquia;
  • Explorar o recurso dos exemplos;
  • Valorar os achados;
  • Sempre que possível, o ponto de auditoria deve conter três ou quatro parágrafos;
  • Utilizar uma ideia básica por parágrafo;
  • Evitar o parágrafo da contradição;
  • Manter conexão entre os parágrafos;
  • Distribuir harmoniosamente o número de linhas por parágrafos (4 a 6);
  • Evitar o uso da maledicência;
  • Não filosofar inutilmente;
  • Não repetir seguidamente as palavras;
  • Evitar os circunlóquios desnecessários;
  • Conferir todas as informações;
  • Conferir soma;
  • Referenciar os achados com os papéis de trabalho;
  • Evitar parágrafos longos;
  • Utilizar linguagem directa;
  • Somente incluir informação pertinente;
  • Considerar o conteúdo dos atributos de um achado;
  • Somente emitir relatório após a sua discussão com o auditado e a sua completa revisão.