Desenvolvimento de um Achado
O auditor, ao desenvolver um achado de auditoria, deverá, necessariamente, ter analisado os seguintes atributos:
i) Condição: é a verificação do facto ocorrido. É a situação existente, determinada e documentada durante a auditoria. A condição está directamente relacionada com o grau em que os critérios de auditoria estão sendo obedecidos. Assim, pode-se ter as seguintes formas de condição:
- Os critérios foram obedecidos satisfatoriamente;
- Os critérios não foram obedecidos;
- Os critérios foram obedecidos parcialmente.
Em suma, a condição representa o que é, o que está acontecendo.
ii) Critério: descrição da situação ideal com base em normas de controle interno, legislação aplicável, princípios fundamentais, boas práticas administrativas, metas e objectivos especificados, padrões de economia, de eficiência, de eficácia, entre outros.
Representa o parâmetro com o qual o auditor mede a condição. Corresponde às metas, aos objectivos da actividade ou entidade auditada, bem como às normas relacionadas com o alcance dessas metas e objectivos. Tem-se as seguintes fontes de critério:
- Disposições escritas: leis, normas e procedimentos, regulamentos, manuais, instruções, etc.;
- Senso comum;
- Experiência do auditor;
- Opiniões independentes de especialistas;
- Práticas usuais.
Em suma, o critério representa o que deveria ser.
iii) Causas: identificações das razões fundamentais que levaram à ocorrência dos fatos. Representam os motivos pelos quais ocorreu um desempenho inadequado ou não. Da correcta identificação das causas depende a correcta elaboração de recomendações de forma construtiva. Vale mencionar que somente a informação de que o achado ocorreu porque as normas não foram observadas, normalmente não convence o interessado na auditoria. As causas
típicas apresentadas pela doutrina de auditoria, são as seguintes:
- Falta de segregação de função;
- Falta de rodízio de empregados;
- Desconhecimento inconsciente;
- Tempo insuficiente para realização das tarefas;
- Falta de capacitação;
- Falta de comunicação;
- Falta de conhecimento dos requisitos;
- Negligência ou descuido;
- Normas inadequadas, inexistentes, obsoletas ou impraticáveis;
- Desobediência consciente das normas;
- Falta de recursos humanos, materiais ou financeiros;
- Falta de honestidade;
- Inadvertência do problema;
- Falta de esforços e interesses suficientes;
- Falta de supervisão adequada;
- Falta de vontade para mudança;
- Organização defeituosa;
- Falta de delegação de autoridade;
- Auditoria interna deficiente.
iv) Consequências: identificações detalhadas dos efeitos provocados pelo fato ocorrido. São os fatos que demonstram a necessidade de acções correctivas em aposta aos problemas identificados. Sempre que possível, o relatório de auditoria deve expressar a consequência quantificada em valores monetários ou em outra unidade de medida. As consequências mais típicas, são:
- Uso antieconómico ou ineficiente dos recursos humanos, materiais ou financeiros;
- Perdas potenciais de receitas;
- Violação de disposições legais;
- Ineficácia dos trabalhos;
- Gastos indevidos;
- Relatórios sem utilidade, pouco significativos ou imprecisos;
- Controle inadequado dos recursos ou actividades;
- Insegurança na adequação dos trabalhos;
- Desmoralização do pessoal.
Em suma, a consequência representa a diferença entre o que é e o que deveria ser.
v) Opinião da Entidade: relato da posição da organização auditada diante da condição encontrada.
vi) Conclusão: é o posicionamento do auditor após a confrontação da posição encontrada, dos critérios, causas, consequências e após a opinião da entidade.
vii) Recomendação: Sugestões propostas pelo auditor para a regularização da situação encontrada, se aplicável.
