Desenvolvimento de um Achado

Desenvolvimento de um Achado

O auditor, ao desenvolver um achado de auditoria, deverá, necessariamente, ter analisado os seguintes atributos:

i) Condição: é a verificação do facto ocorrido. É a situação existente, determinada e documentada durante a auditoria. A condição está directamente relacionada com o grau em que os critérios de auditoria estão sendo obedecidos. Assim, pode-se ter as seguintes formas de condição:

  • Os critérios foram obedecidos satisfatoriamente;
  • Os critérios não foram obedecidos;
  • Os critérios foram obedecidos parcialmente.

Em suma, a condição representa o que é, o que está acontecendo.

ii) Critério: descrição da situação ideal com base em normas de controle interno, legislação aplicável, princípios fundamentais, boas práticas administrativas, metas e objectivos especificados, padrões de economia, de eficiência, de eficácia, entre outros.

Representa o parâmetro com o qual o auditor mede a condição. Corresponde às metas, aos objectivos da actividade ou entidade auditada, bem como às normas relacionadas com o alcance dessas metas e objectivos. Tem-se as seguintes fontes de critério:

  • Disposições escritas: leis, normas e procedimentos, regulamentos, manuais, instruções, etc.;
  • Senso comum;
  • Experiência do auditor;
  • Opiniões independentes de especialistas;
  • Práticas usuais.

Em suma, o critério representa o que deveria ser.

iii) Causas: identificações das razões fundamentais que levaram à ocorrência dos fatos. Representam os motivos pelos quais ocorreu um desempenho inadequado ou não. Da correcta identificação das causas depende a correcta elaboração de recomendações de forma construtiva. Vale mencionar que somente a informação de que o achado ocorreu porque as normas não foram observadas, normalmente não convence o interessado na auditoria. As causas
típicas apresentadas pela doutrina de auditoria, são as seguintes:

  • Falta de segregação de função;
  • Falta de rodízio de empregados;
  • Desconhecimento inconsciente;
  • Tempo insuficiente para realização das tarefas;
  • Falta de capacitação;
  • Falta de comunicação;
  • Falta de conhecimento dos requisitos;
  • Negligência ou descuido;
  • Normas inadequadas, inexistentes, obsoletas ou impraticáveis;
  • Desobediência consciente das normas;
  • Falta de recursos humanos, materiais ou financeiros;
  • Falta de honestidade;
  • Inadvertência do problema;
  • Falta de esforços e interesses suficientes;
  • Falta de supervisão adequada;
  • Falta de vontade para mudança;
  • Organização defeituosa;
  • Falta de delegação de autoridade;
  • Auditoria interna deficiente.

iv) Consequências: identificações detalhadas dos efeitos provocados pelo fato ocorrido. São os fatos que demonstram a necessidade de acções correctivas em aposta aos problemas identificados. Sempre que possível, o relatório de auditoria deve expressar a consequência quantificada em valores monetários ou em outra unidade de medida. As consequências mais típicas, são:

  • Uso antieconómico ou ineficiente dos recursos humanos, materiais ou financeiros;
  • Perdas potenciais de receitas;
  • Violação de disposições legais;
  • Ineficácia dos trabalhos;
  • Gastos indevidos;
  • Relatórios sem utilidade, pouco significativos ou imprecisos;
  • Controle inadequado dos recursos ou actividades;
  • Insegurança na adequação dos trabalhos;
  • Desmoralização do pessoal.

Em suma, a consequência representa a diferença entre o que é e o que deveria ser.

v) Opinião da Entidade: relato da posição da organização auditada diante da condição encontrada.

vi) Conclusão: é o posicionamento do auditor após a confrontação da posição encontrada, dos critérios, causas, consequências e após a opinião da entidade.

vii) Recomendação: Sugestões propostas pelo auditor para a regularização da situação encontrada, se aplicável.