Os processos individuais são pastas ou ficheiros que contêm todas as informações relativas à vida profissional do funcionário.
Os processos individuais dos funcionários devem conter todos os dados e documentos que a eles digam respeito, devendo os mesmos dados constar do Subsistema de Informação de Pessoal (SIP). Os processos são numerados e descritos em ficheiros separados, por ordem alfabética.
O exame do processo individual só pode ser facultado às pessoas que a ele devem ter acesso em razão das funções que exerçam. O exame é feito mediante requisição escrita devidamente autorizada, garantindo-se desta forma a segurança dos documentos contra eventuais extravios ou actos intencionais. O responsável do arquivo deve arquivar todas as requisições de exame dos processos, documentando-as com os nomes do solicitante, a data de saída do processo do arquivo e fazendo um seguimento do retorno do processo, anotando a data de reentrada no arquivo.O processo individual faz parte integrante do arquivo corrente. A segurança, ordem e a actualização dos processos são da responsabilidade não só do funcionário do arquivo, mas também da entidade que superintende o funcionário. No aspecto da segurança, é importante mencionar a escolha da localização do arquivo, prevenindo os diversos riscos a que os processos podem ficar sujeitos, como, por exemplo, humidade, incêndio, acção destruidora de insectos e outros agentes, etc. A organização do arquivo e dos processos deve permitir uma rápida procura. É esta a razão pela qual a lei exige a sua numeração e inscrição em ficheiro próprio por ordem alfabética.
A qualidade de funcionário ou agente do Estado adquire-se pela posse. Sendo assim, o processo individual organiza-se a partir da posse do funcionário ou agente no Aparelho de Estado. No processo individual devem constar também os elementos de identificação e demais requisitos legais exigidos durante o processo de ingresso no Aparelho de Estado. Estes são:
- Certidão de nascimento ou cópia do Bilhete de Identidade – BI;
- Mapa da Junta de Saúde;
- Certificado do registo criminal;
- Documento militar;
- Certidão de habilitações literárias ou profissionais;
- Declaração comprovativa de não ter sido expulso do aparelho de Estado, e não se encontrar na situação de aposentado ou reformado;
- Documentos comprovativos de preferências legais para admissão ao concurso.
Esta documentação irá constituir um sub-processo, que deverá manter-se sempre actualizado com os documentos comprovativos das alterações ocorridas na vida do funcionário. Alterações na situação do funcionário durante a sua vida podem ser quanto a: Estado civil, Nascimento de filhos, Nível académico obtido, Declaração para a liquidação do subsídio de morte e subsídio de funeral, Certificados de participação em cursos de curta duração, etc.
