Controladoria

Controladoria

Segundo Pereira (1999, p. 38), “sob o enfoque da Teoria dos Sistemas, a empresa caracteriza-se como um sistema aberto e essencialmente dinâmico, isto é, como um conjunto de elementos interdependentes que interagem entre si para a consecução de um fim comum, em constante inter-relação com seu ambiente”. Substituindo o termo empresa, reconhece-se que cada organização é um sistema aberto, em contacto com o ambiente em que está inserida, sendo que seus elementos organizam-se em subsistemas que devem estar em constante interacção para cumprir com seus objectivos. Subsistemas desconectados, avançando para lados opostos, podem levar a inutilidade e desmonte da organização. Entende-se que deve haver uma figura, seja um órgão, um dirigente ou uma unidade, que seja responsável pela interacção de toda a estrutura da organização. É onde a Controladoria se encaixa, planejando, coordenando e controlando os diversos subsistemas da organização para continuidade e excelência dela como um todo.

Corroborando com este entendimento, Mosimann e Fisch (1999, p. 116), enfatizam que “à Controladoria cabe a responsabilidade de fazer com que as áreas mantenham a interligação na busca de objectivos comuns, que são resultados”.

Figueiredo e Cagiano (2004, p. 26) entendem que “a missão da Controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a optimização do resultado global”. Borinelli (2006), por sua vez, ao explicar a importância da Controladoria afirma que, para assegurarem a sobrevivência e continuidade, as organizações devem cumprir sua missão por meio do atendimento às demandas da sociedade. Para isto, a organização deve trilhar etapas que possibilitem essa busca por sua missão, na qual o elemento imprescindível para as decisões acertadas é a informação precisa, de responsabilidade da Controladoria.

Assim, a Controladoria possui o papel de integrar todas as áreas da organização e instigá-las a caminhar em busca do cumprimento da missão da organização e, consequentemente, garantir sua continuidade.

Ao longo dos anos, diversos autores buscam conceituar o termo Controladoria, mas não há uma definição precisa na literatura. Porém, entende-se que todos os conceitos apresentam a visão ampla a ser detida pela Controladoria e destacam sua actuação no sentido de atender a missão da organização em sua amplitude. Esta missão da organização representa o “fim mais amplo para o qual ela foi constituída, caracterizando e direccionando seu modo de actuação” (BEUREN, 1998, p. 37). Neste sentido, Paulo e Melo (2002, p. 03) defendem que “a Controladoria apresenta-se como instrumento que pode garantir o cumprimento da missão e dos objectivos da empresa”.

Por sua vez, destacando o papel informativo da Controladoria, Nakagawa (1993) explica que a Controladoria organiza e transmite dados relevantes, exerce força e influência, induzindo os gestores a tomarem decisões consistentes com a missão e os objetivos da organização.

Enfoques da Controladoria

Devido a sua amplitude, a controladoria não se restringe a um método, técnica ou modelo. Mosimann e Fisch (1999) tratam-na sob dois enfoques: como um órgão administrativo, tendo sua missão, suas funções e princípios definidos no modelo de gestão da organização, e como área de conhecimento, em que seus fundamentos, conceitos, princípios e métodos advêm de outras ciências. Esta divisão também vem sendo defendida por vários outros autores, como Almeida, Parisi e Pereira (1999), Villas Boas (2000), Peleias (2002) e Slomski (2003).

a) Como área do conhecimento

Almeida, Parisi e Pereira (1999) salientam que a Controladoria é a área responsável em estabelecer as bases teóricas e conceituais a fim de modelar, construir e manter os sistemas de informações, garantindo que as necessidades informativas dos usuários sejam supridas adequadamente.

Slomski (2003, p.373) corrobora com esta conceituação quando explica que a Controladoria como ramo do conhecimento é “responsável pelo estabelecimento de toda a base conceitual para o apuramento do resultado económico de uma entidade”. Portanto, neste enfoque do conhecimento, “a Controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão contável, financeira, económica e administrativa” (VILLAS BOAS, 2000, p. 63).

Essas doutrinas e conhecimentos são oriundos de várias outras ciências que, segundo Mosimann e Fisch (1999), são a Administração, a Economia, a Psicologia, a Estatística e, principalmente, a Contabilidade, pois se baseia nas gestões económica, financeira e patrimonial das organizações, com o objectivo de orientá-las para a eficácia.

Por sua vez, Peleias (2002), cita, ainda, a área de sistemas e explica que ao se reportar a outras áreas de conhecimento para desempenhar suas funções, a Controladoria pode estabelecer as bases teóricas necessárias para actuação na organização. Neste contexto, o enfoque do conhecimento dá suporte à actuação da Controladoria como órgão administrativo, principal enfoque deste trabalho.

b) Como órgão administrativo

Com uma percepção mais prática sobre controladoria, visando sua actuação nas organizações, no enfoque administrativo são abrangidas todas as áreas da organização. Para Villas Boas (2000, p.61), a Controladoria é: um órgão da empresa que possui uma estrutura funcional formada por conceitos e técnicas derivadas da Contabilidade, Economia e Administração para desenvolver as actividades contáveis, fiscais e administrativas e/ou funções relacionadas com o Planeamento Estratégico, Táctico e Operacional, o Orçamento Empresarial e o Sistema de Custos para avaliação e controle das operações e dos produtos, objectivando a geração de informações úteis e necessárias aos gestores para a tomada de decisão na busca da eficácia empresarial.

Mosimann e Fisch (1999, p. 88) defendem que, sob este enfoque administrativo, a Controladoria deva coordenar os esforços das diversas áreas com a finalidade de “garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborar com os gestores em seus esforços de obtenção da eficácia de suas áreas quanto aos aspectos económicos e assegurar a eficácia empresarial”.

Peleias (2002, p.13) concorda com este entendimento quando define Controladoria como “uma área da organização à qual é delegada autoridade para tomar decisões sobre eventos, transacções e actividades que possibilitem o adequado suporte ao processo de gestão”. O autor ainda cita formas de decisão em relação à organização, dentre elas, “critérios de identificar, prever, registar e explicar eventos, transacções e actividades”, todas com o intuito de assegurar a eficácia nas diversas áreas organizacionais da organização.

Funções da Controladoria

Além de diferentes formas de conceituação da Controladoria, também se apresentam diferenças quando do tratamento das funções da Controladoria pelos diversos autores.

Kanitz (1976) define que, dentro uma organização, a controladoria tem a função de implantar e dirigir os sistemas de:

  • Informação: conjunto dos sistemas contáveis e financeiros da organização;
  • Motivação: efeitos dos sistemas de controle sobre as pessoas atingidas;
  • Coordenação: assessoria prestada à direcção da organização;
  • Avaliação: interpretação dos resultados;
  • Planeamento: verificação da consistência e da viabilidade dos planos; e
  • Acompanhamento: verificação da evolução dos planos traçados.

Para Wilson e Colford (apud FIGUEIREDO, 1995), a controladoria possui cinco funções principais, quais sejam:

  • Planeamento: estabelecimento e manutenção de um plano operacional integrado com os objectivos da organização, analisando-o e divulgando-o;
  • Controle: desenvolvimento, teste e revisão dos padrões utilizados para medir o desempenho real, e a assistência à administração no incentivo à conformidade dos resultados reais com os padrões;
  • Informação: preparação, análise e interpretação dos resultados financeiros e outros dados, envolvendo a avaliação desses dados em relação aos objectivos e métodos da área e da organização como um todo a fim de que possam ser úteis aos processo de decisão e aos usuários externos;
  • Contabilidade: estabelecimento e manutenção dos sistemas contáveis, inclusive de custos, registando todas as transacções e preparando as demonstrações financeiras externas;
  • Outras funções: administração e supervisão das actividades que impactam no desempenho da organização, inclusive no envolvimento com auditores internos e externos e autoridades fiscais, desenvolvimento e manutenção de instruções, procedimentos e sistemas, coordenação e conservação de registos.

Almeida, Parisi e Pereira (1999, p. 375), definem que as funções da controladoria são:

  • Subsidiar o processo de gestão, para que a organização ajuste seu processo de gestão ao ambiente em que se insere;
  • Apoiar a avaliação de desempenho, analisando o desempenho económico das áreas, de seus gestores e da organização como um todo;
  • Apoiar a avaliação de resultado, monitorando e orientando o processo de estabelecimento de padrões;
  • Gerir os sistemas de informações, definindo a base de dados responsável pela organização das informações necessárias à gestão;
  • Atender aos agentes do mercado, analisando e mensurando o impacto das legislações na organização.

Com base nos diversos autores que tratam sobre as funções da Controladoria, Moura e Beuren (2003), resumidamente, explicam que a função da Controladoria é fazer com que os recursos sejam aplicados na optimização dos resultados da organização.

Por sua vez, Borinelli (2006), ao tratar em sua Tese de Doutorado sobre a Estrutura Conceitual Básica da Controladoria, apresentou as seguintes funções básicas da Controladoria:

a) função contável;

b) função gerencial – estratégica;

c) função de custos;

d) função tributária;

e) função de protecção e controle de activos;

f) função de controle interno;

g) função de controle de riscos;

h) função de gestão da informação;

i) outras funções envolvendo a auditoria e a tesouraria.

Como se demonstra, as funções da controladoria, apresentadas pelos diversos autores, complementam-se e assemelham-se no sentido em que destacam que a finalidade da controladoria é a coordenação, a direcção e o acompanhamento da organização como um todo para optimização dos processos e, consequentemente, dos resultados. Neste sentido, entende-se que a controladoria fundamenta-se no processo de gestão, conhecido também como processo decisório, composto pelo tripé planeamento, execução e controle, apoiando-se na coordenação do sistema de informação da organização.

Corroborando com esta concepção, Abunahman (2006, p. 11) defende que, tanto a função da Administração, quanto a função da Controladoria, “define-se em planeamento, execução e controle, visando atingir os objectivos da instituição”.

Na etapa do planeamento a Controladoria contribui com a gestão quando avalia os impactos das diversas alternativas, disponibilizando informações e instrumentos, além de agir unindo esforços para coordenar o planeamento operacional. A contribuição da Controladoria para a execução ocorre por meio do fornecimento de informações que possibilitam a comparação do desempenho da organização com o padrão estabelecido. No controle, a contribuição é por meio de subsídio de informações para a comparação da actuação dos gestores e de suas áreas de responsabilidade (PELEIAS, 2002). O controle da actuação dos gestores e das áreas deve ser efectuado tanto na comparação com os padrões e metas estabelecidos, no respeito ao disposto nas legislações e normas, como na verificação da eficácia dos processos.

Moura e Beuren (2003, p. 56) defendem “que a Controladoria contribuirá para o processo de gestão empresarial exercendo suporte por meio de um sistema de informações eficaz e sinérgico entre os gestores, zelando pela maximização do resultado da empresa”. Percebe-se que esta conceituação da relação da Controladoria com o processo de gestão é mais tímida, pois trata a Controladoria apenas como órgão de suporte ao processo, e não como um órgão participativo ou coordenador do processo de gestão.

Borinelli (2006, p. 143) é mais amplo ao tratar da relação da Controladoria com o processo de gestão, enfatizando que “a função da Controladoria diz respeito a coordenar os processos de planeamento e controle, mas não elaborar planos”, ou seja, demonstra que a Controladoria, além de fornecer subsídios informacionais ao processo de gestão, também é participante activa na tomada de decisão, comprometendo-se com os rumos da organização. Esta visão de participação activa no processo de gestão por parte da Controladoria também é defendida por Mosimann e Fisch (1999), quando relatam que no planeamento a Controladoria deve exercer a coordenação e participar da escolha da melhor alternativa quando do planeamento global, buscando a eficácia da organização.

Para tanto, os autores ainda expõem os princípios norteadores para actuação da Controladoria nessa etapa do planeamento:

  • Viabilidade económica dos planos, frente às condições ambientais vigentes à época do planeamento;
  • Objectividade: os planos têm de ter potencial para produzir o melhor resultado económico;
  • Imparcialidade: no favorecimento de áreas em detrimento do resultado global da empresa; e
  • Visão generalista: conhecimento do impacto, em termos económicos, que o resultado de cada área traz para o resultado global da empresa. (MOSIMANN e FISCH, 1999, 118-119).

Na etapa do controle, os autores citados defendem que a Controladoria deve avaliar se cada uma das áreas da organização está atingindo as metas planejadas e sendo eficaz. Para tanto é essencial o acompanhamento e, quando necessário, que sejam ajustados os sistemas de informações e de controle por ela administrados, bem como avaliados os desvios ocorridos entre o planejamento e a execução de todas as áreas da organização.

Perante as exposições acima, a Figura 1 demonstra o entendimento sobre a participação da Controladoria, enquanto órgão administrativo, no processo de gestão das organizações.

Cabe ressaltar que as conceituações, funções e actuações da Controladoria, bem como este entendimento sobre o papel da Controladoria no processo de gestão, aplicam-se tanto para organizações privadas como para organizações públicas e do terceiro sector, haja vista que cada uma destas organizações tem sua missão pré-estabelecida no modelo de gestão (empresas), no estatuto social (empresas e entidades do terceiro sector) ou pela legislação que as criou (órgãos e entidades públicas).

Este entendimento é compartilhado por Slomski (2005, p.15) quando aduz que o papel da Controladoria é desenvolver mecanismos para “atingir do óptimo em qualquer ente, seja ele público ou privado, é algo mais procurado pelo conjunto de elementos que compõem a máquina de qualquer entidade”.

A controladoria, no processo administrativo, possui a atribuição de orientar a gestão de recursos, para atingirem as metas e objectivos, coordenar a normalização, a prestação de contas, a auditoria interna de todos os sectores da gestão, seja ela pública ou privada (PEIXE, 2008). Ou seja, enquanto nas empresas privadas para atingir o óptimo e a optimização dos recursos é a maximização dos lucros, na área pública a optimização dos recursos é a elevação, a melhoria de serviços prestados à população com os recursos disponibilizados por ela, observados os princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Para Thomé (2005, p. 12), a Controladoria governamental “irá oferecer a sociedade segurança na aplicação dos recursos públicos, bem como constante aferição da qualidade dos serviços prestados”.

Salienta-se que alguns autores, principalmente quando abordam a Controladoria na área pública, como Cavalheiro e Flores (2007) e Ribeiro Filho et. al (2008), confundem as definições e a actuação da Controladoria com aquelas dadas ao Controle Interno e até mesmo a interacção entre Controladoria, Controle Interno e Auditoria Interna.

Conforme abordado, o controle é uma etapa do processo de gestão na qual a Controladoria tem participação efectiva enquanto, como se aborda adiante, a auditoria interna monitora o controle interno. Bianchi (2005, p. 73) concorda com esta concepção quando explica que a Controladoria “tem como uma de suas atribuições a manutenção do sistema de controles internos”, ou seja, esta é uma das competências de uma Controladoria e não apenas a única, caso contrário trata-se de um órgão de controle interno.